一般社団法人アカデミーキャンプ（以下「当法人」といいます）およびその多くのキャンプを共催する早稲田大学ビジネス・ファイナンス研究センター パブリックテクノロジーデザイン研究会（以下、あわせて「当キャンプ運営者」といいます）は、アカデミーキャンプの運営にあたり、参加者および保護者の個人情報ならびに活動中に記録される各種データを、以下のとおり取り扱います。
1. 取得する情報
当キャンプ運営者は、たとえば次の情報を取得することがあります。
- 参加者の氏名、ふりがな、性別、生年月日、学校名、学年
- 保護者の氏名、メールアドレス、電話番号、郵便番号、住所
- キャンプ参加申込みに必要なその他の情報
- キャンプ中に参加者がAIと対話した内容のテキストログ
- キャンプ中に記録された写真、映像、音声
- 動画・音声から作成された文字起こしテキスト
- Discord その他当キャンプが運営または利用するオンライン上の場において、参加者同士または参加者とスタッフ等との間でやり取りされたテキストデータ（チャットログ）
- 参加決定後に安全管理等のために取得する健康情報、服薬情報、当日の体調に関する情報
2. 利用目的
取得した情報は、次の目的のために利用します。
- 参加申し込みの受付、本人確認、参加者名簿の作成
- 班分け、宿泊時の部屋割、移動や集合・解散の調整
- 保護者への連絡、緊急時対応
- 保険加入その他、キャンプ運営に必要な事務手続き
- 宿泊、交通、保険その他キャンプ実施に必要な範囲での関係事業者との連絡・手続き
- 活動記録、振り返り、今後の運営改善
- 参加者およびそのご家族との思い出の共有
- 活動報告、広報、参加者募集、活動紹介
- キャンプ体験の向上その他これに関連する研究（AIとの対話ログ、チャットログ、文字起こしテキスト等の分析を含みます）
- 問い合わせ対応その他、上記に付随する業務
3. AIとの対話ログおよびチャットログの取扱い
当キャンプでは、活動の一環として参加者が AI と対話する場合があります。その際、参加者が AI と対話した内容をテキストログとして記録することがあります。また、Discord その他当キャンプが運営または利用するオンライン上の場において、参加者同士または参加者とスタッフ等との間でテキストによるやり取りが行われる場合があり、その記録をチャットログとして取り扱うことがあります。これらのログは、活動の振り返り、今後のキャンプ体験の向上、活動報告、広報、および研究のために利用することがあります。
活動報告、広報、研究においてこれらのログを利用し、また研究成果を公表する際には、個人が識別されないよう匿名化その他の適切な措置を講じます。
4. 写真・映像・音声の取扱い
当キャンプでは、活動の様子を写真、映像または音声として記録することがあります。これらは、主として活動記録、運営上の振り返り、参加者およびそのご家族との思い出の共有、活動報告および広報のために利用します。
参加者およびそのご家族との思い出の共有のため、記録した写真・動画を、参加された期の参加者およびそのご家族に対して限定的に共有することがあります。
写真・映像の広報利用にあたっては、名札に書かれたキャンプネームその他、個人が識別されやすい表示は、必要に応じて画像編集等により見えないよう配慮します。
写真・動画の共有先である参加者およびそのご家族には、個人またはご家族で楽しむ目的に限って閲覧・ダウンロードすること、ご本人以外の参加者を識別できる情報が含まれる写真・動画については第三者への再配布やソーシャルメディアその他インターネット上への投稿を行わないことをお願いしています。
5. 研究利用に関する考え方
写真・映像そのものは、原則として研究データとしては使用しません。ただし、記録された動画・音声から文字起こしを行い、そのテキストデータを研究に用いる場合があります。また、AI との対話ログや、Discord その他当キャンプが運営または利用するオンライン上の場におけるチャットログについても、研究に用いる場合があります。これらの場合も、研究利用および研究成果の公表にあたっては、個人が識別されないよう匿名化その他の適切な措置を講じます。
6. 健康情報等の取扱い
参加決定後に取得する健康情報、服薬情報、当日の体調に関する情報は、参加者の安全管理、生活支援、緊急時対応、必要な保険手続き、その他キャンプ運営に必要な範囲で利用します。
必要がある場合には、宿泊施設、保険会社、医療機関その他関係先に、本人の安全確保のため必要な範囲で共有することがあります。
7. 第三者提供および委託
当キャンプ運営者は、法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を本人または保護者の同意なく第三者に提供しません。
ただし、宿泊、交通、保険その他キャンプ実施に必要な範囲で、関係事業者に必要な情報を提供することがあります。また、個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、適切な委託先を選定し、必要かつ適切な監督を行います。
8. 安全管理
当キャンプ運営者は、取得した情報の漏えい、滅失、毀損等を防止するため、アクセス制限、管理責任者の設定、取扱者の限定その他の必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
9. 保存および削除
取得した情報は、利用目的の達成に必要な範囲で保存し、不要となった後は、適切な方法で削除または廃棄するよう努めます。
10. 未成年者に関する考え方
当キャンプは未成年者を主な参加対象とするため、参加申込みおよび個人情報の取り扱いに関する同意は、原則として保護者から取得します。また、16歳以上の参加者については、必要に応じて、本人にも説明を行い、内容の確認を求めます。
11. 開示、訂正等
保護者または参加者本人から、自己に関する個人情報について、開示、訂正、利用停止等の申出があった場合には、法令に従い、適切に対応します。
12. お問い合わせ先
本ポリシーおよび個人情報・記録データの取り扱いに関するお問い合わせは、アカデミーキャンプの問い合わせ窓口までご連絡ください。
メールの宛先 : info@academy-camp.org
更新履歴
| 日付 | 内容 |
| 2026-03-17 | 初版 |