このルールは、アカデミーキャンプの運営において、参加者および保護者の個人情報、AIとの対話ログ、写真・映像・音声、文字起こしデータその他の記録データを、スタッフが適切に取り扱うための最低限の共通ルールを定めるものです。
1. 取り扱う情報
スタッフは、業務上必要な範囲で、次の情報を取り扱うことがあります。
- 参加者・保護者の申し込み情報
- 緊急連絡先
- 宿泊、移動、保険手続に必要な情報
- 参加者間や参加者とスタッフの間のチャットログ
- AIとの対話ログ
- 写真・映像・音声
- 動画・音声から作成された文字起こしテキスト
2. 基本原則
- 情報は、キャンプ運営または認められた研究上必要な範囲でのみ取り扱う。
- 必要のない情報は見ない、持たない、共有しない。
- 参加者や保護者の情報を、興味本位で閲覧しない。
- 迷った場合は、自分で判断せず、運営責任者に確認する。
3. 名簿・申し込み情報の取り扱い
- 名簿、申込み情報、緊急連絡先は、業務上必要なスタッフのみが閲覧する。
- 紙の名簿 (集合・解散名簿のみ) は必要最小限 (現場責任者用1部) のみ印刷し、配布先を限定する。
- 紙の名簿を放置しない。使用後は回収し、不要になったら適切に廃棄する。
- 名簿や申し込み情報を、私物スマートフォンや私物パソコンに保存しない。
- メッセージやチャットで名簿情報を送る必要がある場合は、必要最小限にとどめ、送信先を必ず確認する。
- 保護者への一斉連絡では、他の家庭のメールアドレスや連絡先が見えない方法を用いる (1通ずつ個別に送信する)。
4. 写真・映像・音声の取り扱い
- 写真・映像・音声は、活動記録、運営上の振り返り、報告、広報のために必要な範囲でのみ扱う。
- 広報利用の不同意者については、事前に運営責任者が共有した方法で確認し、広報素材としての使用を避ける。
- 広報に用いる写真・映像では、名札に書かれたキャンプネームその他、個人が識別されやすい情報が見える場合には、必要に応じて画像編集等により見えないようにする。
- スタッフ個人のソーシャルメディア・アカウントや私的な共有のために、参加者の写真・映像・音声を投稿または送信しない。
- 個人端末で撮影した場合も、速やかに所定の保管場所に移し、不要になったデータは端末から削除する。
5. チャットログおよび AI との対話ログの取り扱い
- チャットログおよび AI との対話ログは、活動記録、振り返り、体験向上、および認められた研究のためにのみ扱う。
- チャットログや AI との対話ログを、参加者名や申し込み情報と同じファイル・同じ場所で管理しない。
- 研究用にログを取り出す場合は、できるだけ早い段階で参加者名 (キャンプネームやチャットアカウントの表示名を含む) を外し、参加者 ID 等に置き換える。
- ログの内容を、スタッフ間の雑談や私的な場で話題にしない。
- ログの中に氏名、住所、連絡先などが含まれていることに気づいた場合は、運営責任者に報告し、必要に応じてマスキング等の対応を行う。
6. 文字起こしデータの取り扱い
- 動画・音声から作成した文字起こしテキストを研究に用いる場合は、研究用データとして扱う。
- 文字起こしデータにも、氏名や個人が推測できる情報が含まれうることを前提に確認する。
- 研究や共有の前に、必要に応じて匿名化またはマスキングを行う。
7. 共有・持ち出し
- 参加者情報や研究用データを、許可なく外部サービス、外部ストレージ、私物端末等に保存しない。
- USBメモリ等の可搬媒体への保存は、やむを得ない場合に限り、運営責任者の了解のもとで行う。
- 情報を持ち出す必要がある場合は、持ち出す情報を最小限にし、紛失しないよう厳重に管理する。
8. 削除・廃棄
- 不要になった名簿、メモ、写真、ログ、文字起こしデータは、所定の方法で削除または廃棄する。
- 個人端末に一時保存したデータは、所定の保管場所への移動後、速やかに削除する。
9. 事故・相談
- 名簿の紛失、誤送信、誤掲載、不同意者の写真使用、端末の紛失、アカウントの不正利用その他、情報漏えいのおそれがある事案に気づいた場合は、すぐに運営責任者へ報告する。
- 自分で隠そうとしない。初動の早さを優先する。
- 判断に迷う場合も、早めに相談する。
10. ひとことで言うと
- 必要な人だけが
- 必要な情報だけを
- 必要な目的のためだけに
- 安全な場所で扱う
付録A. 研究用データ管理メモ
研究データとして扱う可能性があるもの
- チャットログ
- AIとの対話ログ
- 動画・音声から作成した文字起こしテキスト
原則として研究データとして扱わないもの
- 写真・映像そのもの
- 申し込み情報そのもの
研究データ管理の原則
- 研究用データと申し込み情報は分けて保管する。
- 研究用データには、参加者氏名を含めない。
- 氏名と研究用IDの対応表は原則として作らない。どうしても必要な場合は、保存場所と閲覧者を限定する。
- 学会発表、論文、報告書等で公表する際には、個人が識別されないよう匿名化する。
- 研究プロジェクト毎に、研究終了後または不要になった後の削除方法を決めておく。